Ordená los pendientes de tu farmacia, sucursal por sucursal

Flowdesk360 es un sistema de gestión de comunicación interna y ejecución. Un lote que venció en la góndola, una habilitación que nadie renovó, un turno que quedó descubierto, un pedido al droguerista que se olvidó. Ninguna de esas cosas es grave por separado; juntas se llevan la semana del titular. Flowdesk360 les pone responsable, fecha y aviso.

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Los desafíos del rubro

Los desafíos del día a día en farmacias

En una farmacia el problema casi nunca es de stock o de sistema de ventas. Es de seguimiento: cosas que hay que hacer en una fecha y que no tienen dueño claro.

Lo que se cae

Los vencimientos se detectan tarde

El control de vencimientos depende de que alguien se acuerde de recorrer la góndola. Lo que se detecta a 30 días se canjea; lo que se detecta vencido se tira.

Lo que se cae

La grilla de turnos se arma a último momento

Francos, vacaciones, turno farmacéutico obligatorio. Se resuelve por WhatsApp el viernes a la noche y siempre queda alguien de más o de menos.

Lo que se cae

Las habilitaciones vencen sin aviso

Habilitación municipal, matrícula del director técnico, inscripción de psicotrópicos, libro de recetarios. Cada papel con su fecha y ninguna agenda que las junte.

Lo que se cae

Entre sucursales se habla por grupos

Un grupo por sucursal, otro de encargados, otro del titular. Un pedido de mercadería de una sucursal a otra se pierde entre memes y faltantes.

Lo que se cae

Los quiebres de crónicos se repiten

El paciente de siempre viene por su medicación de siempre y no está. Nadie quedó a cargo de revisar el stock mínimo de los crónicos.

Lo que se cae

El titular no puede estar en todas

Con dos o tres sucursales, el titular se enteraría de los problemas solo si pregunta uno por uno. Lo que no pregunta, no se enteró.

FlowChat en farmacias

Sucursal Centro: el grupo donde se decide, con el tablero del otro lado

Un grupo por sucursal. Lo que se ve en el mostrador deja de perderse entre memes y faltantes.

FlowChat
SC
Sucursal Centro4 miembros · 3 en línea
SF
SofíaEn la góndola de crónicos hay tres lotes que vencen en febrero.10:02
MM
MatíasHablo con el droguerista por el canje.10:03
@agente cargalo en #Control de vencimientos antes de fin de mes10:04
Flowdesk360Hecho, quedó en #Control de vencimientos: Cargar el canje de los lotes de febreroMatías Molina · vence el 2810:04
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Cómo lo resuelve

Así se ve farmacias dentro de Flowdesk360

Cada frente de la farmacia es un proyecto: control de vencimientos, apertura de sucursal, habilitaciones, atención y convenios. Dentro de cada uno, los objetivos; dentro de cada objetivo, la tarea con nombre y fecha.

Farmacias

Control de vencimientos con indicador propio

El objetivo "control de vencimientos" tiene su KPI: lotes detectados a tiempo sobre el total. Si el número baja, el tablero lo muestra antes de que se traduzca en mercadería tirada.

Farmacias

Cada sucursal con su espacio, el titular con la vista completa

La sucursal Centro ve lo suyo, la sucursal Belgrano lo suyo. El titular entra a los dos espacios y compara: quién tiene vencimientos atrasados, quién cerró el checklist de apertura, dónde se traba la habilitación.

Farmacias

Checklists que se repiten solos

Apertura, cierre, control de heladera de termolábiles, recuento de psicotrópicos. Lo que se hace todos los días queda como tarea recurrente con responsable del turno.

Farmacias

Turnos y francos como tareas con dueño

Armar la grilla del mes es un objetivo con fecha. Cada cobertura de turno farmacéutico queda asignada a una persona concreta, no al grupo.

Farmacias

La reunión de encargados deja compromisos

La reunión semanal con los encargados (presencial o por Meet) se graba y vuelve como acta: qué se acordó por sucursal, quién lo hace y para cuándo.

El tablero

El proyecto de una farmacia: control de vencimientos y habilitaciones como objetivos, con los lotes detectados a tiempo como indicador.

El objetivo "control de vencimientos" tiene su KPI: lotes detectados a tiempo sobre el total. Si el número baja, el tablero lo muestra antes de que se traduzca en mercadería tirada.

  • Cada sucursal con su espacio, el titular con la vista completa
  • Checklists que se repiten solos
  • Turnos y francos como tareas con dueño
  • La reunión de encargados deja compromisos
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flowdesk360.app/proyectos
Tablero de Flowdesk360 con un proyecto de farmacias
Automatizaciones

Automatizaciones para farmacias

Las automatizaciones que más se usan en farmacia. Se configuran una vez y corren todos los meses.

1
Alerta escalonada de vencimientos

Cada lote cargado dispara avisos a 90, 60 y 30 días. El de 90 es para planificar el canje; el de 30, para sacarlo de la góndola.

Lote → aviso 90 / 60 / 30 días
2
Checklist de apertura y cierre

Se genera solo cada día al responsable del turno, con la heladera de termolábiles y el recuento de psicotrópicos incluidos.

Todos los días → checklist al turno
3
Renovación de habilitaciones y matrículas

Habilitación municipal, matrícula del director técnico, inscripciones. Cada una con su vencimiento y su aviso con tiempo para hacer el trámite.

Vencimiento → aviso 60 / 30 días
4
Grilla de turnos del mes

A fin de mes se abre el objetivo de armar la grilla del mes siguiente, con la cobertura del turno farmacéutico como tarea obligatoria.

Fin de mes → objetivo de grilla
5
Revisión de stock mínimo de crónicos

Una tarea semanal para revisar la lista de medicación crónica de los pacientes habituales y pedir lo que esté por debajo del mínimo.

Semanal → revisión de crónicos
6
Resumen semanal al titular

Un resumen por sucursal: vencimientos detectados, pendientes vencidos, checklists sin cerrar y qué quedó trabado.

Lunes → resumen por sucursal
Método M360

El método detrás de la herramienta, aplicado a farmacias

Flowdesk360 está construido sobre el método M360, un sistema de dirección desarrollado a lo largo de años de implementación en empresas de Latinoamérica y apoyado en la literatura clásica de gestión: dirección por objetivos, teoría de las restricciones y administración del tiempo del directivo. Aplicado a una farmacia, se lee así.

Dirección por reuniones

Una reunión corta por semana con los encargados (vencimientos, faltantes, personal) y una mensual de dirección: rentabilidad por sucursal y convenios. Cada una con acta.

El tiempo del titular

Si el titular está atendiendo el mostrador y resolviendo faltantes, no está dirigiendo la farmacia. El método separa lo que solo puede hacer él de lo que debe delegar con fecha.

Gestión de incompetencias

Que se venza mercadería tres meses seguidos no es un problema de quien atiende: es un proceso de control de vencimientos sin frecuencia definida.

Enfoque en rentabilidad

Mercadería tirada, quiebres de crónicos que se van a la competencia y canjes que no se hicieron a tiempo: cada pendiente sin dueño tiene su número.

Pocos KPIs que importan

Vencimientos detectados a tiempo, quiebres en medicación crónica y cobertura de turnos. Con tres indicadores por sucursal se dirige; con una planilla de veinte, no.

De dónde sale

Años de aplicarlo en empresas reales y ordenar lo que funcionaba, con la bibliografía de gestión como base y la práctica como filtro.

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  • Alertas de vencimientos
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Preguntas frecuentes

Preguntas de farmacias

¿Reemplaza al sistema de gestión de la farmacia?

No. Tu sistema de ventas, stock y obras sociales sigue siendo el que usás. Flowdesk360 se ocupa de lo que ese sistema no hace: los pendientes de gestión con responsable y fecha, los vencimientos administrativos, los turnos, las habilitaciones y lo que se acuerda en las reuniones.

¿Funciona con varias sucursales?

Sí. Cada sucursal es un espacio de trabajo con su propio equipo y sus propios proyectos. El titular entra a todas y compara; cada encargado ve solo la suya.

¿Puedo cargar los vencimientos en lote?

Los vencimientos se cargan como tareas con fecha dentro del objetivo de control de vencimientos, y podés hacerlo por lote o por familia de productos en vez de uno por uno. Las alertas salen de esa fecha.

¿El personal del mostrador necesita capacitación?

Poca. En la práctica recibe tareas y checklists en el celular y los marca como hechos. El trabajo de armar proyectos y objetivos lo hace quien dirige.

¿Sirve para una farmacia sola, sin sucursales?

Sí. El plan Básico es gratis con hasta tres usuarios y un flujo de trabajo, que alcanza para una farmacia independiente que quiere ordenar vencimientos y pendientes.

¿Guarda información de pacientes?

No hace falta y no es su función. Flowdesk360 maneja tareas de gestión interna. Si una tarea menciona a un paciente, es texto que carga tu equipo: no hay historia clínica ni datos de salud en el sistema.

Otros rubros

Flowdesk360 en otros rubros

El mismo método, adaptado a cómo trabaja cada uno.

Constructoras

Obras, certificaciones y gremios en un solo tablero.

Medianas empresas

Comité de dirección, KPIs y ejecución entre áreas.

Pymes

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Freelancers

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